Tekeminen vaatii osaamista

TietotiliOnline on taloushallinnon tehtävien hoitamiseen rakennettu verkkoportaali. Vaikka järjestelmä on selkeä ja sujuva käyttää, pääsee uuden järjestelmän käyttöön parhaiten sisälle käyttööonottokoulutuksen avulla.

Ohejelma on rakennettu modulaarisesti. Järjestämme eri ohjelmamoduulien käyttöön tarkoitetut koulutukset sovittuna aikana nopeasti. Osaava kouluttajamme auttaa alkuun, jonka jälkeen työskentely sujuu ja käyttäjä oppii vähitellen ohjelman sujuvan käyttämisen.

Ennen ohjelmiston käyttöönottoa ja varsinaista koulutusta on syytä varmistaa, että tarvittavat perustiedot on avattu järjestelmään ja että tarvittavat sopimukset on tehty operaattoreiden ja pankkien kanssa. Kun nämä asiat on hoidettu, voidaan siirtyä sujuvaan järjestelmän käyttöönottoon.

 

Ostolaskujen käsittely ja hyväksyntä

Osto- ja kululaskujen käsittely

Päämiehen osto- ja kululaskut halutaan saada verkkolaskuina. Toimittajilta pyydetään aktiivisesti verkkolaskuja finvoice-formaatissa. Saapuvat paperiset osto- ja kululaskut käännetään Tietotilin palvelukeskukseen. Paperiset laskut avataan, skannataan, tulkitaan, tiliöidään ja siirretään päämiehelle hyväksyttäväksi sovitun hyväksymiskierron mukaisesti. Verkkolaskut noudetaan verkkolaskuoperaattorilta joka yö.

Ostoreskontran kautta käsitellään pääsääntöisesti kaikki yrityksen maksettavaksi tulevat laskut ja verot, kuten alv, ennakonpidätykset ja ennakkoverot.

Hyväksytyt laskut siirtyvät automaattisesti yrityksen kirjanpitoon ja ostoreskontraan. Kaikki ostoreskontraan kirjatut laskut ja muut maksuvelvoitteet on maksettava TietotiliOnline–järjestelmän maksatuksen kautta, jotta tiliotteen palautteesta maksusuoritukset kohdistuvat automaattisesti ostoreskontraan.

Ostolaskujen käsittelyn järjestelyissä ehkä yksi tärkeimmistä tehtävistä on tarkoituksenmukaisten hyväksymiskiertojen järjestäminen. Laskut on tarkastettava, hyväksyttävä ja sen jälkeen niistä on tehtävä maksatus.

 

Maksatusten teko ostoreskontrasta

Maksatukset

Päämiehen edustaja tekee kaikki maksatukset TietotiliOnline–järjestelmällä. Maksatusten tekeminen edellyttää käyttäjän avaamista järjestelmään, salasanan käyttämistä ja tunnistautumista pankin salasanalistan avulla pankin tunnistautumispalvelun avulla.

Järjestelmällä voidaan käyttää eri pankkien tilejä ja tehdä niiltä maksatuksia, tehdä saldo- ja tapahtumakyselyjä tosiaikaisesti. Järjestelmällä voidaan maksaa myös ulkomaan maksatuksia.

Maksatuksen suunnittelua ja hoitamista helpottaa päivittäin ajan tasalla oleva kassavirtaennuste yrityksen tämänhetkisestä maksuvalmiudesta ja tulevista kassavirroista.

Tehdyt maksuerät käsitellään pankissa eräajoina. Palaute yrityksen pankkitileiltä lähteneistä maksatuksista kirjataan automaattisesti tiliotteiden purkamisen yhteydessä, maksua seuraavan yön aikana. Maksatuksen tekijän tulee huomioida pankkien eräajojen aikataulut maksatuksia tehtäessä.

Yhteen maksuerään poimittu lasku on lukittuna kunnes tehty suoritus kirjautuu laskulle.

 

Kassaperusteiset maksatukset

Kassaperusteiset maksatukset

Järjestelmän kautta voidaan tehdä myös niin kutsuttuja kassaperusteisia maksatuksia.

Pääsääntö on maksujen teko reskontran kautta. Kassaperusteinen maksatus tarkoittaa pääosin manuaalista kirjanpitotyötä, mikä aiheuttaa lisäkustannuksia ja turhaa lisävaivaa.

 

Ulkomaan maksatukset

Ulkomaan maksatukset

Järjestelmän kautta voidaan tehdä ulkomaan maksatukset lähes yhtä kätevästi kuin kotimaiset maksatukset.

 

Myyntilaskujen teko

Myyntilaskutus

Myyntilaskut tehdään päämiehen toimesta TietotiliOnline–järjestelmällä. Järjestelmällä voidaan laskuttaa sopimusperusteiset, toistuvat laskut sekä yksittäiset laskut. Järjestelmässä on asiakasrekisteri ja tuoterekisteri, mutta laskuttaminen ei edellytä tuoterekisterin käyttämistä. Laskut voidaan toimittaa verkkolaskuina, operaattorin tulostamina paperilaskuina, tai ne voidaan tulostaa itse tai lähettää sähköpostina.

Lähetetyt laskut siirtyvät ostoreskontraan samalla, kun laskuerä lähetetään operaattorille.

Viitteelliset suoritukset laskuille kirjataan automaattisesti tiliotteiden purkuajon yhteydessä yöllä. Viitteettömät suoritukset on kirjattava manuaalisesti.

Online-raportit

Online-raportit ja kuukausiraportit

Tosiaikaisesta järjestelmästä voidaan ajaa haluttuja raportteja milloin tahansa. Tämä erottaa toimintatavan vanhasta tilitoimistojen toiminnasta. Vanhassa maailmassa oli ensin tehtävä kuukauden kirjanpito, vasta sen jälkeen voitiin ajaa mitään kauden raportteja.

Olemme nimenneet ajantasaisesta tietokannasta ajettavat raportit online-raporteiksi. Pääosa tapahtumista on kirjattu päivittäin ja raportit kertovat siten oikean todellisen tilanteen.

Kirjanpidon raportointi ei kuitenkaan perustu pelkästään ajantasaisiin tapahtumatietoihin. Näiden lisäksi tarvitaan liikkeenjohdollista näkemystä useiden tärkeiden kirjausten tekemiseen. Tällaisia ovat poistojen käsittely, jaksotukset, arvostusten kirjaukset ja monet muut vain kerran kuukaudessa tehtävät kirjaukset.

Online-raportista voi seurata hyvin vaikka liikevaihdon kertymää päivittäin, samoin useiden menojen kertymiä. Yrityksen todellisen tuloksen seurantaan online-raportti ei ole riittävä. Sen tietojen lisäksi on laadittava kuukausikatko, missä tapahumat täsmäytetään ja puuttuvat asiat kirjataan.

Kutsumme näitä jaksotettuja raportteja kuukausiraporteiksi. Ne perustuvat jaksotettuun kuukausitulokseen, joka laaditaan kerran kuukaudessa kirjanpitäjän toimesta.

 

Kuukausiraportit

Kuukausiraportit

Tosiaikaisesta järjestelmästä voidaan ajaa haluttuja raportteja milloin tahansa. Tämä erottaa toimintatavan vanhasta tilitoimistojen toiminnasta. Vanhassa maailmassa oli ensin tehtävä kuukauden kirjanpito, vasta sen jälkeen voitiin ajaa mitään kauden raportteja.

Olemme nimenneet ajantasaisesta tietokannasta ajettavat raportit online-raporteiksi. Pääosa tapahtumista on kirjattu päivittäin ja raportit kertovat siten oikean todellisen tilanteen.

Kirjanpidon raportointi ei kuitenkaan perustu pelkästään ajantasaisiin tapahtumatietoihin. Näiden lisäksi tarvitaan liikkeenjohdollista näkemystä useiden tärkeiden kirjausten tekemiseen. Tällaisia ovat poistojen käsittely, jaksotukset, arvostusten kirjaukset ja monet muut vain kerran kuukaudessa tehtävät kirjaukset.

Online-raportista voi seurata hyvin vaikka liikevaihdon kertymää päivittäin, samoin useiden menojen kertymiä. Yrityksen todellisen tuloksen seurantaan online-raportti ei ole riittävä. Sen tietojen lisäksi on laadittava kuukausikatko, missä tapahumat täsmäytetään ja puuttuvat asiat kirjataan.

Kutsumme näitä jaksotettuja raportteja kuukausiraporteiksi. Ne perustuvat jaksotettuun kuukausitulokseen, joka laaditaan kerran kuukaudessa kirjanpitäjän toimesta.

Kuukausiraportit kertovat luotettavasti, missä mennään

Kuukausiraportit laaditaan ammattitaitoisen kirjanpitäjän toimesta. Kuukausiraportti on oikea väline kuukausitasolla yrityksen menestyksen seurantaan. Online-raportit kertovat tosiaikaisesti siitä, miten päivittäin seurattavissa asioissa on edistytty. Varsinaisesta kuukausituloksesta ne eivät pysty kertomaan välttämättä täysin luotettavasti.

 

 

Tiedon siirto järjestelmästä

Tiedon siirto järjestelmästä

TietotiliOnline on rakennettu toimimaan sujuvasti useiden eri järjestelmien kanssa. Lähes kaikista toiminnoista voidaan tapahtumat ja raportit lukea suoraan Exceliin vaivattomasti, vain muutamalla klikkauksella.

Olemme rakentaneet liittymät lukuisiin erillisjärjestelmiin (yleensä ERP-järjestelmiä), ja voimme ottaa taloushallinnon käyttöön TietotiliOnlinella sujuvasti, vaikka yrityksen toimintaa johdettaisiin jollain toimialakohtaisella järjestelmällä.

 

Style Selector

Primary Color

Patterns (Boxed Version)

Layout Style