Kirjallinen toimeksiantosopimus KL2004

Kirjanpiton hoitamisesta ja kaikista muista taloushallinnon hoitamiseen liittyvistä toimeksiannoista on syytä laatia kirjallinen toimeksiantosopimus. Toimeksiantosopimuksessa sovitaan pelisäännöt ja vastuut tärkeiden tehtävien hoitamisesta.

Taloushallintoliitto on voimakas ja ammattitaitoinen toimialan yritysten ja käytäntöjen kehittäjä. Taloushallintoliiton jäsentoimistot ovat velvoitettuja käyttämään toiminnassaan toimialalle vahvistettuja yleisiä toimeksiantosopimuksen ehtoja, nimeltään KL2004.

Yleisissä sopimusehdoissa sovitaan toimeksiannon hoitamiseen liittyvistä yleisistä, mutta hyvin tärkeistä ehdoista, kuten vastuuskysymyksistä, maksuehdoista, irtisanomisehdoista ja niin edelleen.

Sopimustekstissä tulee sopia konkreettisesti toimeksiannossa noudatettavasta tehtävien jaosta, aikatauluista ja muusta konkreettisesta ja jokapäiväisestä. Kovan kilpailun toimialalla tarjoukset saattavat erota merkittävästi ja todellisuus toimeksiannon sisällöstä saattaa tulla ilmi vasta valintapäätöksen jälkeen. Hyvä sopimus olisi saattanut kertoa erilaisesta toimeksiannon sisällöstä ostajan ja tilitoimiston mielessä.

Jokaisesta toimeksiannosta tulee laatia kirjallinen toimeksiantosopimus, missä toimeksiannon sisältö ja ehdot on riittävän tarkasti kuvattu. Toimeksiantosopimusta tarvitaan yleensä vasta kun asiat eivät mene odotetulla tavalla. Silloin keskustellaan vastuista, kustannuksista, vahinkojen korvaamisesta tai vaikka sopimuksen irtisanomisesta.

 

Voit ladata KL2004 sopimusehdot tästä linkistä:

KL2004 Yleiset sopimusehdot!

 

 

Toimitaanko ilman kirjallista toimeksiantosopimusta?

Luotettava ja ammattitaitoinen tilitoimisto laatii aina kirjallisen toimeksiantosopimuksen ja edellyttää asioiden sopimista kirjallisesti asianmukaisella tavalla.

Sopimukseton tilanne on kummankin osapuolen kannalta ongelmallinen. Suullisenkin sopimuksen voidaan katsoa olevan sitova, mutta ongelmat syntyvät riitatilanteessa. Silloin näyttö siitä, mitä todella on sovittu, on lähes mahdotonta osoittaa. Oikeudessa tilanne johtaisi hyvin ongelmalliseen tilanteeseen.

Tilitoimiston kannalta toiminta ilman kirjallisia toimeksiantosopimuksia on vastoin toimialan yleistä teollisuusstandardia TALSTA ja toimiston laatu ei täytä Taloushallintoliiton minimivaatimuksia tilitoimistolle.

Tilitoimiston haluttomuutta sopia kirjallisesti toimeksiannosta voidaan kritisoida monilla perusteilla. Asiakkaan kannalta tämä on merkki siitä, ettei tilitoimisto halua sitoutua itse mihinkään, eikä ole valmis vastaamaan myöskään tekemistään virheistä!

 

Toimeksiannon irtisanominen

Tilitoimiston toimeksiantosopimus voidaan vakiosopimusehtojen mukaisesti irtisanoa aina niin haluttaessa, irtisanomisehtojen mukaisesti. KL2004:n mukainen irtisanomisaika sopimukselle on kaksi kuukautta.

Tietotili käyttää toimeksiantopimuksissaan 3 kuukauden irtisanomisaikaa.

Tilitoimisto vastaa toimeksiannon hoitamisesta tehhdyn sopimuksen perustella. Asiakkaan irtisanoessa tilitoimistolla on irtisanomisajan mittainen aika sopeuttaa toimintaansa poistuvan asiakkaan aiheuttamaan työkuorman muutokseen.

Toimittaessa normaaleissa olosuhteissa tilitoimisto hoitaa toimeksiantoa irtisanomisajan päättymiseen saakka aiemmalla tavalla. Toimeksiannon päättymiseen tulee lisäksi laatia tase-erittelyt luovutettavasta aineistosta. Tämä on tavanomaisen laskutuksen lisäksi laskutettavaa lisätyötä.

Jos asiakas haluaa viedä aineistonsa pois heti, eikä teetä irtisanomisajalta toimeksiantoa tilitoimistolla, on tilitoimistolla oikeus veloittaa irtisanomisajalta toimeksiannon keskimääräisen kuukausiveloituksen mukainen vahingonkorvaus irtisanomisajan rikkomisesta. Tällä turvataan tilitoimiston mahdollisuus sopeuttaa toimintaansa pienentyvään työmäärään.

Irtisanominen tulee aina tehdä kirjallisesti ajankohdan ja perusteiden selvittämiseksi. Sähköposti luonnollisesti ajaa tämän asian hyvin.

 

 

Tilitoimiston ongelmat irtisanomisen perusteena

Usein tilitoimiston irtisanomisen taustalla on pidempään jatkunut tyytymättömyys tilitoimiston toimintaan, palveluihin tai järjestelmiin. Joskus perusteena saattaa olla tilitoimiston kyvyttömyys suoriutua tehtävistä lähelläkään sovittuja aikatauluja. Tällöin toimiston vaihtaminen on jo yrityksen vastuuhenkilöiden kannalta välttämätöntä. Yrityksen vastuuhenkilöt vastaavat itse henkilökohtaisesti kaikista vero- ja muiden lakien rikkomuksista, vaikka olisivatkin uskoneet taloushallinnon ja kirjanpidon tilitoimiston hoidettavaksi toimeksiannolla.

Tilitoimiston kyvyttömyys hoitaa asiakkaan tehtäviä ei poista vastuuta yrityksen omilta vastuuhenkilöiltä. Reagointi tilitoimiston osaamattomuuteen, piittaamattomuuteen tai kyvyttömyyteen hoitaa asiakkaiden asioita on selkeä ja perusteltu syy vaihtaa tilitoimistoa ja irtisanoa toimeksiantosopimus.

Joskus tilitoimiston toimeksiannot ovat raskaasti perässä lain edellyttämistä aikatauluista. Tällöin asiakas kärsii lainrikkomuksista veronkorotusten ja muiden sanktioiden muodossa. Lisäksi asioiden huono hoidon taso antaa yrityksen toiminnasta kaikille ulkopuolisille hyvin kielteisen kuvan.

Jos toimeksiantosopimus joudutaan irtisanomaan olosuhteissa, joissa tilitoimisto ei ole kyennyt hoitamaan tehtävää lähelläkään aikatauluja, voidaan tilitoimiston oikeudesta periä irtisanomisajalta palkkiota neuvotella. Lähtökohtaisesti tilitoimistolla ei ole silloin edellytyksiä vaatia mitään korvausta irtisanomisajan rikkomisesta.

Riitatilanteessa tilitoimisto tulee esittämään, että kirjanpidon laatimattomuus on aiheutunut päämiehen myötävaikutuksen puutteesta. Tällöin näyttötaakka saattaa kääntyä ja tilitoimisto voi vaatia korvauksia perustellen omia laiminlyöntejään asiakkaansa hitaudella vastata tai toimittaa aineistoa.

Käytännön elämässä nämä tilanteet ovat kehittyneet vuosien varrella ja asiakkaan hitaus on saattanut olla seurausta tilitoimiston hitaudesta. Lopputuloksena tilanne on ongelmallinen ja ratkaisu edellyttää selkeätä näyttöä aineistojen toimittamisesta täydellisenä tilitoimistolle aina aikataulujen mukaisesti, vaikka tilitoimisto säännön mukaisesti laiminlyö omat aikatauluvaatimuksensa.

Asiakkaan tulee reagoida tilitoimiston holtittomaan toimintaan nopeasti, eikä jäädä kärsimään vuosiksi kelvottomasta palvelusta.

 

Maksuehdot ja laskujen maksaminen

Toimeksiantosopimuksessa sovitaan tavanomaisesti maksuehdoista palvelulle. Tietotilli käyttää maksuehtona 10 päivää netto.

Suurin osa tilitoimiston laskutuksesta perustuu tehtyihin työtunteihin tai käsiteltyihin tapahtumamääriin. Laskutus perustuu siis laskutushetkeä edeltävänä aikana tehtyihin töihin. Kustannukset näistä töistä tilitoimisto on maksanut usein jo paljon ennen työn tekemistä. Todellinen maksuaika työn tekeimisestä laskun erääntymiseen on todellisuudessa usein huomattavasti pelkkää laskun maksuaikaa pidempi, helposti 25 – 40 päivää.

Tilitoimiston suurin kustannus ovat henkilöstökulut. Lähtökohtaisesti toimeksiantojen hoitaminen järkevästi edellyttää töiden laskuttamista jaksoittain pian työn tekemisen jälkeen. Tietotili laskuttaa kaksi kertaa kuukaudessa tehdyt työt.

Tilitoimiston käyttöpääoman hallinnan kannalta on välttämätöntä, että laskut maksetaan sovittujen maksuaikojen puitteissa.

Tilitoimistolla on yleisten sopimusehtojen KL2004 perusteella oikeus keskeyttää toimeksiannon hoitaminen, mikäli laskuja ei ole maksettu. Keskeyttämisestä on ilmoitettava asiakkaalle todisteellisesti, kirjallisesti tai sähköpostilla.

Keskeytysilmoitus lopettaa tilitoimiston lisävastuun synnyn toimeksiannon hoitamattomuudesta. Asia on siten tärkeä ja siihen tulee suhtautua vakavasti.

 

 

Style Selector

Primary Color

Patterns (Boxed Version)

Layout Style