Onko tilitoimiston vaihtaminen hankalaa?

Tilitoimisto on usein pienen ja keskisuuren yrityksen tärkein yhteistyökumppani. Taloushallintollitto totesi tutkimuksessaan tilitoimiston olevan useimmiten yrittäjälle tärkeämpi keskustelukumppani yritystoimintaan liittyvissä asioissa, kuin pankki, tilintarkastaja tai mikään muukaan taho.

Ei siis ole ihme, että tilitoimiston vaihtaminen koetaan vaikeaksi. Samalla voidaan kysyä onko tilitoimisto lunastanut tärkeän roolinsa, onko se kyennyt tukemaan yrittäjää ja yritystä tämän toiminnan kehittämisessä?

Jokainen tilitoimisto käyttää jotain sähköistä järjestelmää taloushallinnon toteuttamiseen. Tilitoimistoa vaihdettaessa tiedot siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen Jos asiat ovat hyvin ajan tasalla ja järjestelmä on nykyaikainen, onnistuu myös tietojen siirto yleensä melko helposti.

Usein kuvitellaan, että paras hetki vaihtaa tilitoimistoa on tilikauden vaihde. Järkevästä päättelystä huolimatta tämä on kuitenkin usein huonoin mahdollinen ajankohta tilitoimiston vaihtoon.

Olemme kirjoittaneet oppaan tilitoimiston vaihtamisesta. Oppaassa on selvitetty lyhyesti tilitoimiston vaihtamisen vaiheet. Lataa opas sivuiltamme ja voit todeta, miksi siirto kannattaa tehdä rauhallisena aikana, ei tilikauden vaihteessa.

Lataa tästä oppaamme tilitoimiston vaihtamiseen:

 

Please provide your name and email address for your free download.

 

 

 

 

Miksi tilitoimistojen hintavertailu on niin vaikeaa?

Miksi on niin tavattoman vaikeata vertailla tilitoimistojen hintoja?

Tilitoimistoja on Suomessa yhteensä noin 4.800 kappaletta. Kussakin toimistossa toimiston historia ja toimijoiden ikä, kokemus ja ammattitaito ovat hieman erilaisia. Toimistot ovat myös työn automatisoinnissa ja palvelun sähköistämisessä hyvin erilaisilla tasoilla.

Lähtökohdat ovat kuitenkin kaikilla samat: henkilötyö maksaa aina paljon. Mitä ammattitaitoisempia tekijät ovat, sen korkeammiksi henkilökulut muodostuvat. Toisaalta myös tietojärjestelmien kehittäminen maksaa paljon, mistä seuraa korkeat it-kustannukset.

Tilitoimistojen puolella kustannusrakenne muodostuu henkilökuluista ja toisaalta käytetyn tietotekniikan kustannuksista. Tehostamalla automaation kautta työtä voidaan kustannuksia säästää ja samalla parantaa palvelun ajantasaisuutta ja laatua.

Työn tehostaminen perustuu prosessiajatteluun. Tutut toiminnot muodostetaan prosesseiksi, jotka kuvataan ja totutetaan oma- ja asiakkaiden henkilöstö tekemään tutut asiat prosessikuvausten mukaisesti, toistuen samankaltaisina.

Vakioidut prosessit automatisoidussa järjestelmässä ovat edullisin tapa hoitaa tehtäviä. Tämä edellyttää kurinalaista prosessien kehittämistä, noudattamista ja vakioimista. Jos päämies ei ymmärrä tai halua toimia vakioprosessien mukaisesti, luodaan kallista manuaalityötä uudelleen.

Manuaalityö maksaa paljon ja siksi prosessien mukainen toiminta on kaikkien etu.

Käytännössä usein varsinkin yhteistyön alussa prosessit eivät ole kattavasti päämiehen käytössä. Silloin poikkeavia tapahtumia joudutaan käsittelemään manuaalisesti, mikä voi moninkertaistaa yksittäisten tapahtumien käsittelykustannukset.

Tilitoimistot tietävät ongelmat töiden automatisoinnissa ja usein varautuvat tavalla tai toisella siihen, ettei päämies toimikaan sovitulla tavalla.

Tämä johtaa tarjousten vaikeaan vertailtavuuteen ja usein myös yllätyksiin jälkikiäteen laskutuksen tason noustessa korkeammaksi, kuin tarjouksen mukaan olisi pitänyt tapahtua.

Miksi tilitoimistot puhuvat prosesseista ja automaatiosta?

Tilitoimistojen työ muuttuu koko ajan vaativammaksi digitalisaation edetessä. Manuaalinen kirjanpidon hoitaminen on tullut tiensä päähän, kukaan ei ole halukas maksamaan kalliista manuaalityöstä sitä hintaa, minkä sen tuottaminen tilitoimistolle maksaa.

Automaatio on edellytys tehokkaalle, tosiaikaiselle tapahtumakäsittelylle. Automaatio lähtee tuttujen toimintojen tuotteistamista vakioiduiksi prosesseiksi, joissa toistuvat työtehtävät tehdään aina samalla tavalla, huolella laaditun prosessikuvauksen mukaisesti. Vakioitu prosessi voidaan automatisoida tietokoneiden tekemäksi työksi ja siten saavuttaa etuja työn tuottavuuteen.

Poikkeamat vakioidusta prosessista aiheuttavat ongelmia ja manuaalityötä. Manuaalityö aiheuttaa kustannuksia, joita ei kukaan halua maksaa. Prosessien mukainen työskentely on lähtökohta tehokkaalle, ajantasaiselle taloushallinnolle.

Hyvä esimerkki prosessista poikkeavalle toiminnalle on maksatustoiminnon hoitaminen yrityksessä, jossa rahoitustilanne on liian kireä. Normaali ostolaskun maksaminen reskontrasta voidaan automatisoida lähes täysin. Jos laskua ei pystytä maksamaan ajoissa sitä aletaan perimään perintäyrityksen kautta. Maksu perintäyhtiölle aiheuttaa manuaalisen maksatuksen, kulujen kirjaamisen manuaalisesti, sekä manuaalisen laskun maksatuksen kohdistamisen reskontraan. Perintä aiheuttaa suuren määrän ylimääräistä työtä, perintäkulujen lisäksi.

On ensiarvoisen tärkeää, että tilitoimisto ja päämies yhdessä käyvät läpi ja kehittävät sovellettavia prosesseja niin, että ne palvelevat tehokkuutta, virheettömyyttä ja varmistavat tapahtumien oikeat kirjaukset.

Style Selector

Primary Color

Patterns (Boxed Version)

Layout Style