Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon

Kustannussäästöjen metsästystä

Talouden alamäki on jatkunut Suomessa jo kuusi vuotta. Vain harvoilla toimialoilla on saatu aikaan todellista kasvua, useimmat yritykset joutuvat tekemään töitä saavuttaakseen edes aiemman liikevaihtonsa. Samalla kustannussäästöjä etsitään kaikkialta, missä toimintojen tehostamisella ja uusilla ratkaisuilla voidaan korvata vanha tapa toimia uudella.

Pakko säästöihin johtaa myös hyviin ratkaisuihin

Taloushallinnon rutiinit ovat säilyneet yllättävän pitkään manuaalisina. Suomessa toimivat runsas 4.800 tilitoimistoa ovat kyllä käyttäneet tietokoneita tilikirjojen asemasta jo pitkään, mutta itse taloushallinnon prosessit ovat säilyneet vanhanaikaisina ja tehottomina. Vasta pakko etsiä kustannussäästöjä saa useat pk-yrittäjät ensimmäisen kerran pysähtymään ja kuuntelemaan alan edelläkävijöitä ja harkitsemaan siirtymistä sähköisiin prosesseihin. Pakko on hyvä konsultti – sanotaan. Jälleen kerran vanha viisaus näyttää pitävän paikkansa!

Manuaalityö korvataan digitaalisella

Mistä sähköisessä taloushallinnossa oikeastaan on kyse? Lähtökohta on digitaalisuuden tuomat mahdollisuudet siirtää kerran tallennettua tietoa järjestelmästä toiseen. Manuaalinen tapahtumien tallentaminen on kallista, hidasta ja usein tuottaa virheitä, joita joudutaan edelleen etsimään ja korjaamaan manuaalisesti. Suomessa ammattilaisten tekemä työ on aina kallista ja siksi manuaalisen työskentelyn kustannukset ovat nousseet kipukynnykset ylittävälle tasolle; kaikki automaatio kannattaa ottaa käyttöön.

Mitä tarkoitamme sähköisellä taloushallinnolla

Meillä Suomessa pankkijärjestelmä on ollut pitkään yksi maailman edistyksellisimmistä. Viitepankkisiirtojärjestelmä otettiin käyttöön Suomessa jo vuonna 1979. Pankit Suomessa ottivat käyttöön edistyksellistä tekniikkaa ja maksusuorituksiin liittyvä tiedonvälitys sähköisesti tuli normiksi Suomessa. Olemme tottuneet kehittyneeseen pankkitekniikkaan, joka on mahdollistanut jo pitkään sähköisten prosessien edellyttämien järjestelmien rakentamisen ja käyttöönoton Suomessa.

SEPA mullistaa taloushallinnon

Muualla Euroopassa vasta SEPA[1] alueen myötä pankit ovat velvoitettuja kehittämään tiedonvälitystään sähköisessä muodossa, Suomen malliin. Tämä tulee johtamaan valtavan muutoksen taloushallinnon toteuttamisessa myös muulla Euro – alueella.

Sähköinen taloushallinto perustuu muutamaan tärkeään innovaatioon

Sähköisen taloushallinnon mahdollistavat muutamat ratkaisevat toiminnot, jotka pankkisektori on toteuttanut kattavasti Suomessa. Nämä toiminnot ovat tiliote tositteena – järjestelmä[2] ja verkkolasku. Vähäisempiä, mutta hyödyllisiä toimintoja ovat verkkopalkka ja lukemattomat eri digitaaliset järjestelmät, jotka mahdollistavat tapahtumien käsittelyn ja siirron sähköisesti myös taloushallintojärjestelmiin.

Tito eli tiliote tositteena

Tiliote tositteena – järjestelmä mahdollistaa pankkitilin tapahtumien noutamisen ja käsittelemisen sähköisesti, sisältäen paljon tapahtumakäsittelyyn liittyvää koodattua tietoa. Tällaista tietoa on esimerkiksi saapuvien suoritusten viitetieto, jonka avulla reskontran hoito voidaan automatisoida lähes kokonaan.

Tito – järjestelmässä luovuttiin erillisistä maksutositteista ja päätettiin, että itse tiliote käy maksutositteesta. Näin paperisten maksutositteiden aika pankeissa loppui.

Verkkolasku

Verkkolasku on sähköinen, formaalinen muoto laskulle. Laskuttajan myyntilasku on asiakkaan ostolasku. Laskuttaja voi käyttää Finvoice – verkkolaskuissa vakioitua tilikarttaa (liikekirjuri) laskutusjärjestelmässään tuotteiden perustiedoissa. Ostaja saa laskun mukana vakiotilikartan mukaisen tiliöintiehdotuksen suoraan verkkolaskun datasisällössä.

Mitkä toiminnot kannattaa digitalisoida

Taloushallinnon sähköistämisessä pyritään eroon paperisista tositteista ja manuaalisesta tapahtumakäsittelystä mahdollisimman pitkälle. Aivan kaikesta manuaalityöstä ei vielä ole mahdollista päästä eroon, mutta valtaosa työstä poistuu päätoimintojen automatisoinnilla.

[1] Yhtenäinen euromaksualue (eli SEPAengl. Single Euro Payments Area[1]) on maksuliikenteen sisämarkkina-alue.

[2] Tiliote tositteena eli tito – järjestelmä

Tärkein on verkkolaskun käyttöönotto

Siirry laskutuksessa verkkolaskuihin

Tärkein on myyntilaskutuksen siirtäminen käyttämään verkkolaskuja. Laskuttaja tallentaa laskutustapahtumat järjestelmään jossain myyntitapahtuman vaiheessa. Sähköiset laskut lähetetään netin kautta verkkolaskuoperaattorille, joka lähettää laskut vastaanottajille joko verkkolaskuina tai vanhanaikaisesti tulostaa ne paperille, kuorittaa ja toimittaa laskut perille postin kautta.

Laskut lähtevät nopeasti, virheettömästi ja vastaanottaja voi lukea laskut sähköisesti kaikkine tietoineen omaan järjestelmäänsä. Laskujen lähettäminen verkkolaskuina on edullisempaa kuin paperisten laskujen lähettäminen. Lisäksi tulostus- ja itse laskujen manuaalinen käsittely jää pois kokonaan.

Myös vastaanottaja hyötyy verkkolaskusta

Laskujen vastaanottaja hyötyy verkkolaskusta vielä lähettäjääkin enemmän. Paperilasku on skannattava ja kuvasta on tulkittava laskun data. Älyskannausohjelmat suoriutuvat tehtävästä yllättävän hyvin, mutta jäljelle jää vielä paljon ohjelman opetus- ja datan tarkastustyötä manuaalisena. Virheitä voi päästä tarkastuksen läpi.

Verkkolaskun vastaanotto on virheetöntä. Se data, jonka lähettäjä laskutiedostoon on laittanut, siirtyy automaattisesti ja virheettömästi vastaanottajan järjestelmään. Manuaalinen tarkastus tarvitaan vain itse laskutettujen tapahtumien ehtojen tarkastuksessa, teknisiä virheitä ei ole. Luonnollisesti verkkolaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen on välttämätön ja tärkeä työtehtävä. Kirjanpitäjän osuus on tarkastaa tiliöintiehdotukset ja korjata mahdolliset virheet.

Sähköinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmä on välttämätön

Verkkolaskujen käsittely järkevästi ei ole mahdollista ilman sähköistä taloushallintojärjestelmää, jossa saapuneet osto- ja kululaskut kierrätetään tarkastus- ja hyväksymiskierroksilla päätyen hyväksyttyjen laskujen siirtoon reskontraan ja kirjanpitoon.

Reskontraan päätyneet hyväksytyt laskut on maksettava saman järjestelmän maksatustoiminnolla. Maksusuoritusten kohdistuminen maksetuille laskuille on välttämätön edellytys tehokkaalle toiminnolle. Jos laskuja maksetaan esimerkiksi pankkien omilla nettisovelluksilla, ei käytetty taloushallinnon järjestelmä kykene kohdistamaan suoritusta avoimelle laskulle oikein. Tästä aiheutuu turhaa manuallityötä ja paljon lisäkuluja.

Verkkopalkka on nykypäivää

Palkanlaskenta on usein vielä manuaalisia työvaiheita edellyttävä tehtävä. Palkkatapahtumien käsittely on automatisoitavissa useilta osin helposti. Palkanmaksut ja palkkaerittelyt voidaan lähettää suoraan pankkiin. Työntekijät näkevät ja voivat ladata palkkaerittelyitään oman verkkopankkinsa kautta, paperitulosteet ovat tarpeettomia ja niiden kustannukset voidaan säästää.

Hyödyt sähköisestä taloushallinnosta

Suurin osa kirjanpidon vienneistä syntyy yrityksen osto- ja myyntilaskujen, sekä tiliotteiden tapahtumien käsittelystä. Nämä ovat tärkeimmät alueet, joilla automaatio tulee tehdä ja joilta saadaan myös suurimmat hyödyt. Usein kirjanpidon tapahtumista lähes kaikki syntyvät näistä tapahtumista. Kun nämä tapahtumat saadaan järjestelmään automaattisesti tai lähes automaattisesti, on myös kirjanpidosta tehty suurin osa päivittäin. Ajantasaisesta kirjanpidosta voidaan tehdä kyselyitä, joiden avulla saadaan ajantasaista tietoa yrityksen tilanteesta ja halutuista asioista.

Sähköisen taloushallinnon tärkeimmät hyödyt ovat tapahtumakäsittelyn virheettömyys, tosiaikaisuus ja automaation tuoma tehokkuus, mikä tarkoittaa käytännössä alhaisia kustannuksia.

Tarvittaessa saatava, virheetön ja tosiaikainen tieto yrityksen talouden tilanteesta tai halutuista yksityiskohdista tuovat päättäjälle ennen kokemattomia mahdollisuuksia hyödyntää tietoa johtamisessa.

Helppoa ja yksinkertaista – vai vaikeata ja monimutkaista?

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen edellyttää toteuttajilta osaamista ja ammattitaitoa, sekä kokemusta vastaavien projektien läpi viemisestä. Tilitoimistolla on oltava resursseja ja käytettävät järjestelmät ovat avainasemassa projektien onnistumisen kannalta.

Laskenta- ja veroasioiden osaamisen lisäksi toteuttavalla tiimillä on oltava riittävän laaja it-osaaminen ja tuntemus käytettävistä järjestelmistä ja valituista operaattoreista. Tämän lisäksi alkuvaiheessa on varattava riittävästi aikaa, energiaa ja resursseja uuden opetteluun. Uusien toimintatapojen opettelu, samalla kun opetellaan uusia ohjelmistoja, on aina haastava tehtävä.

Sähköiseen taloushallintoon siirtymisen jälkeen paluuta vanhaan ei ole. Uuden toimintatavan hyödyt ovat kiistattomat, kustannussäästöt ja tosiaikainen tieto tilanteesta niin upeaa, ettei vanha tapa voisi enää kelvata!

Tule meille Tietotiliin, autamme Sinunkin yrityksesi nopeasti alkuun sähköisessä talouden hallinnassa!

 

Urpo Salo, KHT

 

 

Style Selector

Primary Color

Patterns (Boxed Version)

Layout Style