Ostolaskujen käsittely

Ostolaskut

 

Sähköinen ostolaskujen käsittely

Jokaiseen talousyksikköön saapuu maksettavia laskuja. Laskut käsitellään TietotiliOnline – järjestelmässä ostolaskujen toiminnossa. Ostolaskujen käsittelytoiminto on rakennettu nykyaikaisten vaatimusten mukaisesti toimimaan tehokkaana työkaluna laskujen käsittelyyn ja arkistointiin. On tärkeätä, että kaikki saapuvat laskut käsitellään samassa järjestelmässä. Tämä varmistaa tosiaikaisen tilanteen hallinnan saapuvien laskujen osalta ja yrityksen rahaliikenteestä vastaava tietää päivittäin tosiaikaisen tilanteen.

Älyskannaus helpottaa työtä

Osto- ja kululaskut saapuvat yritykseen perinteisesti paperisina laskuina. Tällä hetkellä laskuttajat siirtyvät kiihtyvällä vauhdilla käyttämään verkkolaskuja paperisten asemasta. Saapuneet paperiset laskut skannataan ja laskujen kuvat tulkitaan järjestelmään kehittyneen kuvantunnistusohjelman kautta. Ohjelmisto kykenee tulkitsemaan kirjaimiksi ja numeroiksi skannatusta kuvasta siinä esiintyvät merkit. Aiemmin käsiteltyjen laskujen perusteella ohjelmisto oppii tulkitsemaan laskun kentät ja niiden arvot. Tulkinnan jälkeen tieto siirtyy automaattisesti kenttiin ja käyttäjän tarvitsee vain varmistua tiedon oikeellisuudesta. Skannatun laskun tulkintaan liittyy aina ja kaikissa järjestelmissä pieni virhemahdollisuus. Tästä johtuen laskut on tarkastettava ennen niiden hyväksyntää ja maksamista.

Verkkolaskut tulevat vauhdilla

Verkkolaskut toimitetaan laskuttajan toimesta verkkolaskuhotelliin. Verkkolaskuhotellista TietotiliOnline – järjestelmä noutaa kaikki saapuneet verkkolaskut joka yö automaattisesti. Verkkolaskuissa yleisin formaatti on tällä hetkellä Finvoice. Verkkolaskujen kohdalla skannausta ei tarvita ja noudetun laskun kentissä olevat lukuarvot siirtyvät teknisesti virheettä järjestelmään. Laskujen tarkastajalle jää itse asiasisällön tarkistus ja sen varmistaminen, että lasku on yleensä asiallinen ja oikein.

Laskujen esikäsittelyn jälkeen laskut tiliöidään ja ne siirtyvät järjestelmässä tarkastajalle tarkastettavaksi. Tarkastajia ja tarkastuskiertoja voidaan järjestelmään avata helposti halutulla tavalla. Tarkastuksen jälkeen lasku siirtyy hyväksyjälle, jonka pitää vielä hyväksyä lasku. Laskun tarkastaja ja hyväksyjä voivat luonnollisesti olla sama henkilö. Tarkastuskiertoon voidaan myös liittää useita peräkkäisiä henkiöitä, jos niin halutaan.

Tarkastettu lasku siirtyy reskontraan odottamaan maksua

Tarkastuksen ja hyväksynnän jälkeen laskut siirtyvät automaattisesti yrityksen ostoreskontraan odottamaan maksatuksen tekemistä. Samalla laskun tiliöintitiedot siirtyvät kirjanpitoon ja tarvittaessa kustannuslaskentaan. Laskua ei tarvitse siirtää manuaalisesti, laskun hyväksyntä siirtää laskun automaattisesti ostoreskontraan.

Vasta laskun hyväksyntä siirtää laskun reskontraan ja kirjanpitoon. Emme halua tarkastamattomia laskuja kirjanpitoon. Kuukauden vaihteessa on erityisen tärkeätä hyväksyä tai hylätä laskut, muutoin kirjanpidosta saattaa puuttua vähennyskelpoisia kuluja ja arvonlisäveroja.

 

 

Style Selector

Primary Color

Patterns (Boxed Version)

Layout Style