Kaupparekisteritiedot ajan tasalle

Tietotili-7517

Kaupparekisteritietojen tiukentunut valvonta 1.1.2014 lähtien

PRH/Kaupparekisteri on käynnistänyt 1.1.2014 projektin, jossa kaikkien rekisteröityjen yritysten kaupparekisteritiedot tarkistetaan huomattavasti aiempaa tiukemmalla otteella. Tiedot tarkastetaan viimeisen 10 vuoden ajalta ja niiden edellytetään olevan lain mukaisia koko tarkastelujaksolta. Yritykset ovat velvollisia noudattamaan mm kirjanpitolakia ja yhteisölainsäädäntöä, sekä PRH/Kaupparekisterin määräyksiä.

Lainsäädäntö ei tältä osin ole muuttunut. Kyse on PRH/Kaupparekisterin käynnistämästä ryhtiliikkeestä, jolla voimassa olevan lainsäädännön noudattaminen pyritään nostamaan nykyisestä tasostaan sellaiseksi, mitä laissa on säädetty. Kaupparekisterillä on lain valvojan valtuudet puuttua laiminlyönteihin tavalla, joka tarvittaessa pysäyttää yrityksen kuin yrityksen. Ensi vaiheessa kaupparekisteri voi määrätä uhkasakon tietojen toimittamiselle. Mikäli tietoja ei uhkasakoista huolimatta toimiteta, voidaan yritys määrätä pakkoselvitystilaan, jolloin koko yrityksen toiminta pysähtyy ja yhtiön varat jäädytetään kerralla.

Yrityksen tilinpäätöstietojen toimittaminen kaupparekisterille on lakisääteinen velvollisuus, jonka hoitaminen asian mukaisesti on yritysjohdon vastuulla. Tilintarkastajan tulee hallinnon tarkastuksen yhteydessä tarkastaa myös onko yritys täyttänyt kaupparekisteriin liittyvät velvoitteensa. Laiminlyönneistä saattaa seurata vakavia vahinkoja yrityksen toiminnalle. Kaupparekisterin 1.1.2014 käynnistämän ryhtiliikkeen vaikutuksesta näiden asioiden hoitamisen painoarvo tulee muuttumaan merkittävästi aiemmasta. On siis syytä nyt heti tarkistaa millaisena yrityksen tiedot löytyvät kaupparekisteristä viimeisen 10 vuoden ajalta, käytännössä siis vuosilta 2004 – 2013.

Mitä kaupparekisterille on ilmoitettava?

Yhtiön yhtiömuoto, koko ja mahdollinen omistusrakenne vaikuttavat kaupparekisterille toimitettavan tiedon sisältöön. Esimerkiksi pieni osakeyhtiö, joka toimii konsernin emoyhtiönä, joutuu minkä tahansa konserniin kuuluvan yhtiön jakaessa osinkoa laatimaan konsernitilinpäätöksen, joka on myös tilintarkastettava ja toimitettava kaupparekisteriin. Jos konsernitilinpäätöstä ei ole laadittu, mutta tytäryhtiö jakaa osinkoa emolle, voidaan koko yritys lopulta määrätä pakkoselvitystilaan ja sen varat jäädytetään.

Verottaja ei ole pienten yhtiöiden kohdalla tarttunut hallintoasioiden hoitoon näin tarkasti. Nyt PRH/Kaupparekisteri tulee puuttumaan ja tältä osin toimintatavat on saatettava lakien mukaiseksi, vaikka aiemmin esimerkiksi konsernitilinpäätöksen laadintavelvollisuutta ei olisi noudatettu, osingonjaosta huolimatta.

Oheisena esimerkinomainen luettelo kaupparekisterille toimitettavista asiakirjoista:

Osakeyhtiön on toimitettava kaupparekisteriin

Kaikilla osakeyhtiöillä kokoon katsomatta on velvollisuus ilmoittaa tilinpäätöksensä rekisteröitäväksi kahden kuukauden kuluessa tuloslaskelman ja taseen vahvistamisesta. Ilmoitukseen tulee liittää toimitusjohtajan tai hallituksen jäsenen ilmoitus tilinpäätöksen vahvistamisen päivämäärästä ja yhtiön voittoa tai tappiota koskevasta yhtiökokouksen päätöksestä.

Rekisteröitäväksi toimitetaan seuraavat asiakirjat:

  • Tuloslaskelma ja tase (myös edelliseltä tilikaudelta)
  • Liitetiedot
  • Toimintakertomus (julkiset osakeyhtiöt ja ne muut osakeyhtiöt, joilla kaksi kolmesta KPL 3 luvun 9.2 §:ssä mainitusta kokorajasta täyttyy) ja
  • Tilintarkastuskertomus, jos tilintarkastus on suoritettu tilintarkastuslain mukaisesti..
  • Toimintakertomuksen laatimisvelvollisuudesta ks. tarkemmin KPL 3:1.4-6 ja OYL 8:5-8).
  • Emoyhtiön on lisäksi toimitettava konsernitilinpäätös ml. konsernin rahoituslaskelma ja konsernitilintarkastuskertomus, jos sillä on konsernitilinpäätöksen laatimisvelvollisuus (KPL 6:1, OYL 8:9).
  • Rahoituslaskelman toimittavat ne yhtiöt, joiden on se laadittava (KPL 3:1.3).

Jos asiakirjoja ei ole toimitettu vapaaehtoisesti eikä eri kehotuksestakaan, ne voidaan velvoittaa toimittamaan uhkasakon uhalla. Jos tilinpäätösasiakirjoja ei ole rekisteriviranomaisen kehotuksesta huolimatta ilmoitettu rekisteröitäväksi yhden vuoden kuluessa tilikauden päättymisestä, rekisteriviranomainen määrää osakeyhtiön selvitystilaan tai rekisteristä poistettavaksi.

Asiakirjojen toimittamisvelvollisuus ei koske asunto-osakeyhtiöitä, ns. keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä, asunto-osuuskuntia eikä asumisoikeusyhdistyksiä. Niillä on kuitenkin velvollisuus antaa kenelle tahansa jäljennös tilinpäätöksestään kahden viikon kuluessa sitä koskevan pyynnön esittämisestä, paitsi jos tilinpäätös on vapaaehtoisesti ilmoitettu rekisteröitäväksi. Jäljennöksestä saa periä saman suuruisen maksun kuin rekisteriviranomainen perii vastaavasta jäljennöksestä.

Tietotilissä tunnemme lainsäädännön ja noudatettavat säädökset. Asioiden hoitamattomuus voi aiheuttaa jo uhkasakkojen muodossa tarpeetonta vahinkoa yritykselle ja sen osakkeenomistajille. Lisäksi lainsäädännön noudattamattomuus muodostaa kielteistä imagoa yritykselle eikä eettisesti ole kestävää.

Me opastamme ja autamme asioiden lainmukaisessa hoitamisessa mielellään!

Tietotili-7514

 

Style Selector

Primary Color

Patterns (Boxed Version)

Layout Style